Forretningsorden for ELSA Copenhagen’s bestyrelse år 2008/2009

Redigeret og godkendt d. 28. Feb. 2009

Kapitel 1

§ 1
Denne forretningsorden gælder for bestyrelsesarbejde i ELSA Copenhagen.

 
Kapitel 2: Bestyrelsesposter

§ 2
Formanden (President) samt bestyrelse vælges i henhold til vedtægterne for ELSA Copenhagen.

§ 3 (Poster)

På første bestyrelsesmøde konstitueres bestyrelsen med minimum følgende ansvarsposter:
• Næstformand (Secretary General)
• Kasserer (Treasurer)
• Academic Activity
• Student Trainee Exchange Programme
• Marketing
• Seminar and Conference

• Mentorkoordinator

§ 4 (Rokader)
Der kan til enhver tid træffes beslutning om bestyrelses rokade, med undtagelse af formandsposten, da denne skal vælges på en generalforsamling.

§ 5 (Formandens Rolle/President)
Formanden har ansvaret for den daglige ledelse i samarbejde med næstformanden. Derudover har formanden ansvaret for kontakten med støttemedlemmer og sponsorer.

Stk. 2
Formanden har ansvaret for at One Year Operational Plan (OYOP) bliver udarbejdet ved først kommende lejlighed.

Stk. 3
Formanden har ansvaret for fundraising.

§ 6 (Næstformandens rolle/Secretary General)
Næstformanden har ansvaret for:
• Registrering af medlemmer – herunder på ELSA Online
• indkaldelse til bestyrelsesmøder
• styring af nøgler, i forhold til Jurahuset og Priors
• koordinering af kontorvagter
• bindeled mellem mentorkoordinator og bestyrelsen
• diverse administrative opgaver

·       Holde styr på directorships og sørge for de har en god kontakt til deres bestyrelsesmedlem.

·       Sørge for at referater bliver godkendt og påtegnet, samt at de er tilgængelige jf. §17.

§ 7 (Kasserens rolle/Treasurer)
Kassereren har det løbende ansvar for bogføring, det endelige regnskab, budget og andre økonomiske
anliggender.

Stk. 2
Kassereren har Dankortet samt eventuelle andre kontokort.

§ 8 (VP AA’s rolle)
Den eller de Academic Activity (AA) ansvarlige har ansvaret for at koordinere arrangementer og ”Moot Courts” i løbet af bestyrelsesåret, i henhold til den vedtagne OYOP.

§ 9 (VP STEP’s rolle)
Den eller de Student Trainee Exchange Programme (STEP) ansvarlige har ansvaret for at finde ”Steppere” og prøve at finde STEP jobs. STEP ansvarlige har også ansvar for at afholde STEP arrangementer, i henhold til vedtaget OYOP.

§ 10 (VP Marketings rolle)
Den eller de marketingsansvarlige skal sørge for PR til alle arrangementer og har ansvaret for trykning af brochurer, visitkort, brevpapir og redigering samt trykning af Juropean.

§ 11 (VP S & C’s rolle)
Den eller de Seminar & Conference ansvarlige har ansvaret for koordination af det årlige seminar, samt eventuelle ”Study visits”, i henhold til den vedtagne OYOP. Afholdelsen sker i samarbejde med resten af bestyrelsen.

Stk. 2
S & C skal gøre opmærksom på nationale såvel som internationale arrangementer over for bestyrelsen samt medlemmer.

§ 12 (Udvalg og directors)
Hvert enkelt ansvarsområde har mulighed for at oprette og nedlægge udvalg og directorship poster til varetagelse af arbejdet. Det tilstræbes at have directors og udvalg på flere områder.

Kapitel 3: Bestyrelsesmøder

§ 13 (Personsager)
Bestyrelsesmøderne er åbne, dog kan dørene lukkes ved personsager.

§ 14 (Beslutninger)
Beslutninger træffes ved simpelt flertal. I personsager træffes afgørelse ved 2/3-dels flertal. I sidst nævnte tilfælde foregår afstemningen skriftlig med mindre andet besluttes.

Stk. 2
Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

Stk. 3
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af dens medlemmer er til stede.

Stk. 4
Alle bestyrelsesmedlemmer har stemmeret.

Stk. 5
Suppleanter, Directors og ELSA Danmark repræsentant har alle taleret, men ikke stemmeret.

Stk. 6
Alle medlemmer har taleret, men ingen stemmeret.

§ 16 (Mødeindkaldelse)
Indkaldelse til bestyrelsesmøder skal være bestyrelsesmedlemmer, Directors og ELSA Danmark i hænde senest fem hverdage inden mødets afholdelse. Gerne pr. mail.

Stk. 2
Indkaldelse skal samtidig gøres tilgængelig for medlemmerne. Gerne via kopi på kontoret.

Stk. 3
Punkter til dagsordnen skal være næstformand i hænde senest to dage inden indkaldelsens udsendelse. Derudover skal mødedeltagelse meldes til næstformanden, også to dage inden indkaldelsens udsendelse.

Stk. 4
Ved bestyrelsesmødet skal dagsordnen være printet og skal godkendes, og bestyrelsen kan vedtage at slette eller tilføje punkter.

Stk. 5
Alle medlemmer kan indstille til bestyrelsen, at få et ekstra punkt behandlet ved bestyrelsesmødet, men bestyrelsen træffer afgørelse om punktet skal behandles.

§ 16 (Dagsorden)
Følgende punkter skal altid indgå i bestyrelsens dagsorden:
• Valg af dirigent
• Valg af referent
• Godkendelse af dagsorden
• Godkendelse af referat fra forrige møde
• Orientering fra hvert ansvarsområde
• Opfølgning på tidligere beslutninger
• Indkomne forslag
• Næste møde
• Eventuelt

Stk. 2
Forslag under eventuelt er kun til debat, da det ikke er muligt at beslutte noget under dette punkt.

§ 17 (Referater)
Referat fra bestyrelsesmøder skal være bestyrelsesmedlemmer, Directors og ELSA Danmark i hænde senest ti dage efter mødets afholdelse. Samtidig skal referatet gøres tilgængeligt for medlemmerne, gerne via kopi på kontoret eller upload på foreningens hjemmeside. Det er op til næstformanden at censurere referatet, så det ikke er krænkende.

Stk. 2
Referenten fører beslutningsreferat, medmindre andet aftales.

Stk. 3
Alle rettede og godkendte referater skal være påtegnet af referent og dirigent fra det pågældende møde.

Stk. 4
Alle rettede, godkendte og påtegnede referater skal være tilgængelige for alle, ti dage efter godkendelsen på ELSA Copenhagen’s kontor.

Kapitel 4: Eksklusion

§ 18
Eksklusion af bestyrelsesmedlemmer fra foreningen skal følge vedtægterne for ELSA Copenhagen.

Stk. 2
Første gang et bestyrelsesmedlem forsømmer sine pligter uden meddelelse eller saglig grund, gives der en mundtlig advarsel. Såfremt pligterne forsømmes yderligere gives der en skriftlig advarsel med mulighed for ved yderligere forsømmelse i sidste instans at ekskludere medlemmet fra bestyrelsesarbejdet.

Stk. 3
Eksklusion fra bestyrelsen kan ske ved bestyrelsesbeslutning med 2/3-dels flertal.

Stk. 4
Ved eksklusion af bestyrelsesmedlemmer indtræder første suppleant i dennes sted og ansvarsområde.

Stk. 5
Ved eksklusion af formand, indtræder næstformand som formand, og førstesuppleant indtræder i bestyrelsen, hvorefter bestyrelsen konstitueres på ny.

Stk. 6
Såfremt der mangler bestyrelsesmedlemmer grundet utidig udtræden fra bestyrelsen, og der samtidig ikke er nogen suppleanter, afholdes der ekstraordinær generalforsamling, med henblik på valg af bestyrelsesmedlem, samt valg af suppleanter.

Kapitel 5: Ikrafttræden

§ 19
Denne forretningsorden gælder, når den er tiltrådt af bestyrelsen ved simpelt flertal.